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仪器设备档案管理暂行办法
2012年06月08日  

一、为了加强我院仪器设备档案的管理工作,充分发挥仪器设备档案在教学科研中作用,特制定本办法。

二、凡作为学院固定资产的仪器、设备均须归档。本院自制、作为学院固定资产、符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作业科研成果归入科研档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

三、仪器设备档案实行院、系两级管理。校产与设备管理处负责全院仪器设备档案的宏观管理工作,并负责具体管理全院大型、精密、贵重仪器设备(包括国家科委统一管理的23种)的档案,各院负责管理本单位的非大型、精密、贵重仪器设备档案。

四、仪器设备档案是国家的重要技术储备,是学院仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。各单位要把仪器设备档案工作列入发展计划,配备必要的设施和人员,并从经费上给予保证。

五、仪器设备档案归档范围和保管期限。

(一)综合类

序号 类目名称 保管期限

1 上级有关仪器设备工作的政策、业务管理文件 长期

2 本院仪器、设备管理的规章制度 长期

3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 长期

4 本院仪器、设备申购报告、购置计划及经费分配方案 长期

5 本院仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复 长期

6 本院仪器、设备业务工作的综合性统计材料 长期

(二)仪器设备项目

序号 类目名称 保管期限

1 可行性论证报告 长期

2 定购合同(复印件) 长期

3 设备进口过程中有关的技术商务文件 长期

4 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长期

5 验收报告及文件材料 长期

6 索赔来往函件及结果文件 长期

7 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存

8 使用、检修、故障事故记录本 与设备共存

9 重大事故的调查分析及处理意见书 与设备共存

10 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存

其中,大型、精密、贵重仪器设备档案中,1-6项由校产与设备管理处校产与设备管理处保存;第7项由仪器设备管理单位保存;8-10项由仪器设备管理单位负责填写,每学期末上报校产与设备管理处校产与设备管理处,

六、每卷案卷均应有档案号和标题。案卷标题要简明、准确,进口设备的外文案卷标题控制在100个字符以内。

七、归档的案卷必须填写案卷目录。案卷目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。每个案卷组成以后,都应写明案卷内图纸和文件材料的页数,日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时以备考表的形式注明。

八、仪器设备档案管理人员应切实履行职责,规范管理,保证档案材料的安全完整;借阅档案材料应严格履行手续。对丢失、损坏档案材料者,按有关规定追究责任,给予严肃处理。

九、各单位仪器设备档案管理人员变动时,应交清档案,并将有关情况及时上报校产与设备管理处校产与设备管理处。

十、除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。

十一、仪器设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后3日内,引进设备为索赔期满3日内。

十二、校产与设备管理处定期对仪器设备档案管理工作进行检查,对不符合本文要求者限期整改,对管理工作成绩显著者,给予表扬和奖励。

十三、本办法自发布之日起施行,由校产与设备管理处负责解释。

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